POLITICA CHR S.R.L. PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA ȘI PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

conform Regulamentului (UE) nr.2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestora

I. POLITICA PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL. 1. SCOPUL POLITICII DE PROTECȚIE.

Scopul principal al politicii este creșterea nivelului de protecție a datelor personale și crearea unui climat de încredere care să permită fiecărei persoane controlul asupra propriilor date.

2. DATELE CU CARACTER PERSONAL.

Datele personale colectate și păstrate în baza de date sunt datele de identificare ale salariaților și/sau clienților persoane fizice (nume și prenume, data nașterii, cod numeric personal, serie și număr act de identitate și data emiterii acestuia) și eventual cele de localizare generală a acestora (domiciliu / reședință / loc de muncă în afara unității), care sunt colectate direct de la salariați / contractanți persoane fizice la momentul angajării sau pe parcursul executării contractului de muncă ori la momentul efectuării rezervării, potrivit legii, pe baza consimțământului exprimat prin chiar contractul de muncă, prin cel exprimat cu prilejul efectuării rezervării (documentar sau on-line) ori printr-un instrument juridic distinct.

3. UTILIZAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL. OBLIGAȚII.

Datele personale sunt utilizate exclusiv pentru scopuri legitime, precum acela de a ține evidența salariaților și celorlalți contractanți persoane fizice / reprezentanți persoane juridice, de a avea la dosarul personal al fiecăruia documentele impuse de legislația în vigoare ori de a realiza comunicările către salariați / contractanți persoane fizice potrivit legii pe durata executării contractului individual de muncă sau a altui contract și de a îndeplini obligațiile prevăzute de lege în sarcina angajatorului în privința salariaților sau contractanților persoane fizice, precum înscrierea acestora în Registrul General de Evidență a Salariaților ori în baza de date a companiei.

Colectarea, depozitarea și utilizarea datelor personale se întemeiază întotdeauna fie pe executarea contractelor de muncă și/sau a altor contracte hoteliere ori similare , fie pe nevoia de a respecta o obligație legală, pe interesul legitim al companiei sau un interes public major sau, după caz, pe consimțământul persoanelor în cauză, dacă și-au manifestat opțiunea în acest sens.

Pentru orice prelucrare de date personale, în afara celor impuse de lege (contract individual de muncă, fișa de protecție etc.), va fi necesar consimțământul in scris al salariatului / contractantului persoană fizică sau reprezentantului persoană fizică a persoanei juridice contractante.

1

Datele personale care sunt stocate de către Aplicația ce gestionează accesul în spațiul de birouri / cazare nu vor fi utilizate decât în cazul unui incident de Securitate. Datele sunt stocate într-o zonă securizată cu acces controlat.

Din motive de securitate, accesul în spațiul de birouri / cazare, respectiv căile de acces la zonele limitrofe, este / pot fi supravegheat(e) video, marcat(e) corespunzător, aflat(e) în administrarea gestionarului, iar imaginile sunt stocate pe o perioadă limitată de timp.

Este interzisă prelucrarea de date care dezvăluie unul dintre următoarele aspecte: originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă, apartenența la sindicate, viața sau orientarea sexuală.

Toate fotografiile cu salariați sau contractanți persoane fizice / reprezentanți persoane fizice ale persoanelor juridice, surprinse în cadrul evenimentelor interne sau externe, vor fi stocate pe un mediu de stocare intern, securizat, unde are acces doar personalul autorizat.

4. TRANSMITEREA DATELOR PERSONALE. PRINCIPIU GENERAL ȘI SITUAȚII EXCEPȚIONALE.

În principiu și ca regulă generală, datele personale ale salariaților și/sau altor contractanți persoane fizice / reprezentanți persoane fizice ale persoanelor juridice NU se transmit unor terțe persoane.

Pentru îndeplinirea obligațiilor legale ce revin societății sau în alte scopuri legitime este posibil să fie transmise datele personale menționate către autorități publice, organe judiciare, consultanți externi, societatea mamă și alte entități din grupul de firme, împuterniciți sau contractori către care a fost externalizată furnizarea anumitor servicii și alte categorii similare de destinatari, din România sau din afara ei sau a Uniunii Europene/Spațiului Economic European, asigurându-se însă întotdeauna în aceste eventuale situații excepționale de transmitere de date personale că sunt instituite garanții adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal.

5. DURATA DE DEPOZITARE ȘI UTILIZARE A DATELOR PERSONALE.

Toate datele personale ale candidaților care au aplicat pentru diverse locuri de muncă în cadrul companiei vor fi stocate pe o perioadă maximă de 1 an de zile, ulterior urmând a fi distruse, șterse.

Datele personale ale persoanelor fizice care efectuează rezervări în regim hotelier sau similar prin intermediul CHR S.R.L. sau partenerilor acesteia vor fi stocate numai pe durata de timp necesară rezervării și epuizării acesteia și, eventual, pe durata necesară de timp pentru recuperarea eventualelor debite aferente rezervării.

Datele personale sunt depozitate și utilizate în maniera expusă mai sus pe tot parcursul relației

contractuale și, după finalizarea acesteia, cel puțin pe perioada impusă de prevederile legale aplicabile în

domeniu, inclusiv, dar fără limitare, la dispozițiile privind arhivarea.

2

6. DREPTURILE PERSOANELOR CU PRIVIRE LA CARE SE COLECTEAZĂ, SE DEPOZITEAZĂ ȘI SE UTILIZEAZĂ DATELE CU CARACTER PERSONAL.

• dreptul la informare – de a fi informate privind utilizarea datelor personale;
• dreptul la rectificare – de a rectifica sau completa datele personale;
• dreptul la ștergerea datelor (**dreptul de a fi uitat**) – de a obține ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării – de a solicita restricționarea prelucrării în cazul în care se contestă exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevăzute de lege;
• dreptul la opoziție – de a se opune, în special, prelucrării de date care se întemeiază pe scopul legitim al companiei;
• dreptul la portabilitatea datelor – de a primi, în anumite condiții, datele personale pe care le-au furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau de a solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator;
• dreptul de a depune plângere – de a depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
• dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământul persoanelor în cauză, acestea și-l pot retrage oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă;
• drepturi suplimentare aferente deciziilor automate – de a cere și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, de a-și exprima propriul punct de vedere cu privire la aceasta și de a contesta decizia. 7. IMPLEMENTARE. Prezenta politică privind protecția datelor cu caracter personal se prelucrează sub semnătură de luare la cunoștință și consimțământ cu toți salariații și/sau contractanții persoane fizice / reprezentanți persoane fizice ale persoanelor juridice, inclusiv pe cale on-line, în cazul rezervărilor efectuate pe cale electronică, inclusiv prin postare pe situl web al CHR S.R.L. și luare la cunoștință din conținutul sau extensia acestuia, și constituie acordul dintre părți în privința datelor cu caracter personal.

II. CONFIDENȚIALITATE.

În raporturile dintre părți, termenul „informaţie” desemnează orice tip de date, cunoştinţe şi alte tipuri de informaţii ştiinţifice, tehnice şi comerciale, care au legătură cu scopul contractului şi care sunt dezvăluite de către una dintre părţi celeilalte părţi în formă orală, scrisă sau tangibilă, inclusiv — dar fără a se limita la acestea — desene, modele, componente separate şi alte materiale conexe, care sunt considerate confidenţiale sau asimilate acestora când sunt comunicate în scris.

Pe lângă drepturile existente, de la data aplicării Regulamentului (UE) nr.2016/679 al Parlamentului

European și Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu

caracter personal și privind libera circulație a acestora, persoanele cu privire la care se colectează, se

depozitează și se utilizează date personale au următoarele drepturi:

3

În situaţia în care informaţia este dezvăluită verbal sau în orice altă formă nepalpabilă, aceasta este considerată confidenţială din momentul dezvăluirii.

Niciuna dintre părţi nu are dreptul să dezvăluie, să răspândească sau să transmită informaţia terţilor şi are obligaţia să gestioneze informaţia respectivă cu acelaşi nivel de diligenţă ca în cazul informaţiei proprii, în limite rezonabile, pentru a evita dezvăluirea acesteia terţilor.

Părţile au dreptul să dezvăluie informaţia propriilor angajaţi care au nevoie să o cunoască, cu condiţia ca anterior dezvăluirii partea destinatară să fi încheiat acorduri scrise cu angajaţii respectivi, din care să rezulte obligaţia acestora de a trata informaţia în condițiile de confidențialitate.

Dacă partea destinatară poate documenta acest fapt, obligaţiile stipulate mai sus nu se aplică informaţiei care:

– era sau a devenit publică înainte sau după momentul comunicării acesteia altfel decât din neglijenţa sau prin omisiunea părţii destinatare; sau

– la momentul dezvăluirii era deja în posesia părţii destinatare, fapt confirmat cu acte doveditoare, datate corespunzător, din evidenţele părţii destinatare; sau

– a fost elaborată de către partea destinatară de sine stătător şi fără a se baza ilicit pe informaţia dezvăluită în temeiul prezentului contract; sau

– i-a fost comunicată de către un terţ şi nu a fost transmisă în mod ilicit.

Obligaţiile stipulate mai sus nu se vor aplica în situaţia în care dezvăluirea informaţiei este solicitată printr-un ordin al unei instanţe judecătoreşti sau autorităţi administrative competente, cu condiţia ca destinatarul informaţiei să anunţe din timp partea care va trebui să o dezvăluie şi, în colaborare cu aceasta, să depună toate eforturile rezonabile pentru protejarea informaţiei.

Sarcina de a proba aplicabilitatea excepţiilor menţionate mai sus cade asupra părţii destinatare.

Toate informaţiile, inclusiv — dar fără a se limita la acestea — acte, desene, schiţe, proiecte şi liste puse la dispoziţia unei părţi de câtre cealaltă parte (excepție făcând cele purtătoare de drepturi de proprietate intelectuală, care rămân supuse reglementărilor în vigoare, rămân proprietatea părţii care dezvăluie informaţiile şi îi vor fi returnate neîntârziat la solicitarea scrisă a acesteia, împreună cu toate copiile.

Fiecare parte are libertatea de a decide ce informaţie va pune la dispoziţia celeilalte părţi, cu excepția informațiilor impuse de lege sau dezirabile spre contractare. Părţile sunt de acord că dezvăluirea informaţiei nu presupune şi nu implică transmiterea de secrete profesionale, licenţe, patente, drepturi de autor, mărci comerciale sau orice alte drepturi de proprietate.

Partea destinatară consimte să nu utilizeze informaţia în alt scop decât cel circumscris raportului juridic dintre părți. Partea destinatară are dreptul să refuze primirea oricărei informaţii, dacă apreciază că obţinerea unei astfel de informaţii ar putea limita sau restricţiona în orice fel utilizarea tehnologiilor proprii sau afecta propriile interesele de afaceri. Partea destinatară nu are obligaţia de a încheia cu partea care dezvăluie informaţia alte acorduri decât cele pe care le consideră de cuviinţă.

4

Toată informaţia se dezvăluie **aşa cum este**, fără vreo garanţie expresă sau implicită. Partea care dezvăluie informaţia nu poartă răspundere pentru cheltuielile sau pierderile suferite sau acţiunile întreprinse de partea destinatară în rezultatul primirii informaţiei. Toate riscurile asociate utilizării informaţiei cad în sarcina destinatarului.

Obligaţiile părţii destinatare rezultate din prezentul contract în legătură cu orice informaţie primită încetează la expirarea a 3 (trei) ani de la transmiterea acesteia de către partea care o dezvăluie.

În cazul încălcării obligației de confidențialitate reglementată supra, partea în culpă răspunde juridic și va achita celeilalte părți daune-interese evaluate la prejudiciul cauzat prin divulgarea informației confidențiale.